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会议管理办法

(湘安职院办〔2019〕134号,2019年12月16日印发)

 

第一章  总则

   第一条 为贯彻落实《关于解决形式主义突出问题为基层减负的通知》(中办发〔2019〕16号)、《湖南省省直机关会议费管理办法》(湘财行〔2018〕17号)工作要求,切实改进工作作风密切联系群众,进一步加强和规范会议及其场所管理,减少会议数量、控制会议规模、提高会议实效、控制会议经费,根据学院(中心)实际,特制定本办法。

   第二条 学院(中心)及院属各单位组织召开的会议,以及以会议为主要形式开展的活动,以下简称“会议”,均适用本规定。

   第三条 党政办公室为学院会议的管理、服务部门,负责会议及其场所管理、会议统筹协调、会议决定事项落实的督办工作。

第二章  会议分类、审批和管理

   第四条 会议分如下类型:

   一类会议。学院(中心)党委行政主办的会议,准备单位为学院(中心)党政办公室(以下简称“党政办公室”)。

   二类会议。由院领导主持,学院(中心)各二级单位主(承)办的工作会议,准备单位为主(承)办单位。

   三类会议。学院(中心)各二级单位的内部会议,以及除上述一、二类会议以外的其他会议。

   第五条 会议审批

   一类会议,由党政办公室提出,经学院(中心)党政主要负责人批准,党政办公室组织会务。

   二类会议,由主(承)办单位提出申请,经主管院领导批准后安排,主(承)办单位组织会务。

   三类会议,由各二级单位根据计划安排并组织会务,必要时报主管(联系)院领导批准。

   校内学术活动由科研处、教务处分别审批和管理,校内哲学社会科学类报告会、研讨会、讲座同时需报学院(中心)宣传统战部审查。

   第六条 控制会议数量和规模

   (一)提倡少开会、开短会、讲短话,提高会议质量。做到能不开的会议坚决不开,可以合并开的合并开;能开小会的不开大会,能开短会的不开长会,全校性会议时长一般不超过3小时。对已发文部署或能够采取其他方式部署工作的,原则上不召开会议进行部署;对于在同一时段同时布置工作,需要召开多种会议的,实行并会套开,会后分头贯彻落实,由会议主办单位进行检查督促。

   (二)严格控制会议规模,减少与会人员。召开会议要坚持务实、节俭、高效的原则,要克服无关人员和领导陪会及一次会议多位领导重复讲话等现象;需要举行的会议要认真作好准备,要事先明确名称、主题、时间、地点、人员范围、工作分工,严格控制会议时间和会议活动经费,会议费纳入学院预算,由党政办公室归口管理,未经批准以及超范围、超标开支的会议费用,一律不予报销。

   (三)为了切实控制会议数量,学院决定每周二、周五为学院无会日,无会日学院一般不组织召开会议。

   (四)对照计划管控会议,全校性大会、全校性工作会议实行会议计划编报和审批制度,各部门年初提交会议计划表(附件1),会议审定后要列入学院周工作要点,今后学校原则上不再召开无计划性的全校性会议,党政办定期调度通报会议情况,确保会议计划得到有效执行。

   (五)要充分利用现代技术手段召开会议、传递信息。凡属一般工作布置等方面的会议要尽量利用电话、校园计算机网络等现代技术手段传递信息,提高办事效率。

   第七条 学院(中心)周会议(活动)表的安排

   (一)党政办公室负责安排经学院(中心)审定后的会议,并编制学院(中心)周会议(活动)安排表。一类会议(活动)由党政办公室根据院领导要求安排;二类会议(活动)由会议准备单位(部门)填写《会议(活动)日程报送表》(见附件2),经分管院领导签字同意后,在会议前一周星期五中午12:00前报党政办公室。三类会议(活动),由各单位(部门)自行安排,不列入学院(中心)周会议(活动)安排表。

党政办公室在每周星期五下午统筹安排下一周会议(活动),经报请院领导批准后予以发布。各单位(部门)根据安排表组织召开(参加)会议(活动)。

   (二)未列入学院(中心)周会议(活动)安排表的会议(活动)与正常会议(活动)发生冲突时,原则上服从已列入计划的会议安排。临时增加的一、二类会议,党政办公室协调安排会议室,不再在会议(活动)安排表上公布;通知参会人员等会务工作由主(承)办单位负责。

   第八条 会议纪律

   (一)与会人员应按要求出席会议,不得随意请人代替开会,如因特殊情况不能出席,必须提前向会议组织者或主持人请假,并在获准情况下,安排其他人员出席。

   各单位负责人要及时关注学院(中心)发布的会议信息,并及时通知本单位的与会人员按时参加会议,提前做好工作安排。

   (二)出席会议的人员,一般应提前5-10分钟到达会场,不得迟到、早退,不得随意进出会场。会议期间,应关闭移动电话或将其置于振动、静音状态,并不得办理与会议主题无关的事情。

   (三)与会者发言应提前做好准备,紧扣主题,重点突出,内容精炼。

   (四)凡涉密会议与涉密事项,与会人员必须严格遵守保密有关规定,妥善保管会议文件,需要退回的文件要及时退回,不得复印保密文件(资料)。

   (五)学院(中心)各单位召开的会议,必须控制会议规模,提高会议实效,减少陪会,各单位业务会议原则上不请党委书记、院长、主任出席,确需要党委书记、院长、主任出席的,必须提前两天报党政办公室安排。

   第九条 会议精神的落实与督办

   各类会议的决定、决议,由牵头单位或主办单位负责督促落实,并及时将落实情况向主管院领导汇报。党政办公室对重要会议精神或重大决策的贯彻落实情况进行督办。

第三章  会议场所管理

   第十条 会议场所管理坚持“归口管理、统筹安排、分工负责、团结协作”的基本原则,以服从学院(中心)工作大局为前提,使会议场所与设施得到充分、合理、高效的利用和维护。

   第十一条 会议场所日常归口管理

   (一)明正楼501、213会议室、图书馆606会议室、图书馆视频会议室由党政办公室归口管理,其中图书馆视频会议室由图书信息中心(安迅网络公司)具体负责视频会议室视频系统运行管理和技术维护,并安排专人(管理人员)负责视频会议室管理。

   (二)学术报告厅研讨室由安全培训学院归口管理。

   (三)教室由教务处归口管理。

   (四)各二级单位的会议室等会议场所,由各二级单位归口管理。

   (五)学院运动场归口基础课部、学保处(团委)统筹审批,由基础课部协调安排活动场地。

   会议场所归口管理单位负责会议场所的日常管理,包括桌椅、灯光、音响、空调等设备设施的管理与维护,各单位应建立健全有关管理制度,明确专人负责。

   第十二条 会议场所使用范围

   学院(中心)会议场所主要用于学院(中心)举办的重要会议、活动和学术报告等,使用对象为校内单位。各会议场所的使用,不得影响正常的教学和工作秩序,禁止举行赢利性、经营性活动。为保证视频会议室使用效能,视频会议室主要保障全校性的会议及参会人员超过180人及以上的大型会议。

   各二级单位的会议室等会议场所,在不违反学院(中心)相关规定的基础上,由二级单位确定使用范围。

   第十三条 会议场所使用审批

   (一)学院(中心)会议安排,由承(主)办单位填写《会议日程报送表》,报分管院领导签字同意后,交党政办公室安排(已经学院(中心)审定的会议除外)。

   (二)明正楼501、213会议室、图书馆606会议室、图书馆视频会议室,由党政办公室负责审批和安排。其他会议场所由归口管理单位审批使用。

   (三)会议场所的使用一般按申请的先后顺序安排,并按先重要后一般,先学院(中心)后基层的原则予以安排。

   (四)校内各单位使用会议场所应提前二个工作日向会议场所审批单位提出申请。使用单位因故取消会议,应及时通知会议场所审批单位和归口管理单位。

第四章  会务工作

   第十四条 会务工作的基本要求

   (一)会务工作应准备充分,组织严密,热情接待,服务周到,精简节约,确保安全,讲究效率。

   (二)严格控制会议经费。学院(中心)和各二级单位的会议原则上在校内召开,确因特殊情况需到校外召开的专项工作会议,须报请书记、院长批准。会议要因地制宜、精简节约,校内召开的工作会议,一般不安排用餐,不发放纪念品(包括笔和笔记本等文具)。

   (三)保证校园和会议场所的环境整洁。会议氛围布置、标示标牌等于会议结束后一天内拆除;各场所内外墙壁不能粘贴广告。

   第十五条 会务工作主要任务

   (一)做好会前准备工作。主要包括安排会议议题,确定会议的时间、地点和参加会议人员的范围,制发会议通知,准备会议相关文件、资料,拟定会议议程(或日程),布置会场等。

   涉及上级或校外单位领导接待等会议,准备工作还包括拟定接待工作方案。

   (二)做好会间服务管理。主要包括会议报到、签到,会议记录,会议期间的茶水服务,会间临时性问题的协调与调度,会议用车安排,会议期间安全保障工作等。

   (三)做好会后事宜的处理。主要包括整理会议记录,起草会议纪要,撰写会议新闻稿件,安排与会人员离会,会议文件的整理归档(重要会议的文件资料、会议记录、纪要、简报、照片、录像等会议归口部门应及时整理送交党政办公室归档),财务结算等。会议材料的归档:

   (四)学院(中心)举行的重大会议(活动)和其他特殊会议(活动),由党政办公室统筹协调,有关单位、部门配合做好会务工作;必要时,由党政办公室召集相关单位协商安排工作任务。

   (五)上级单位(部门)及各级领导来校检查、评估、验收,兄弟院校各级领导来校交流等,按照具体工作方案的任务分工和职责,做好有关工作。上级业务主管部门来校进行专项工作检查、评估、验收等会议,主(承)办单位须提前将接待工作方案报党政办公室统筹协调,有关单位配合做好会务工作。

   第十六条  会议主办(准备)单位会务工作职责

   (一)负责会场布置、接待、记录、录音等会务工作。

   (二)负责维护会议场所的公共设施和设备(使用多媒体设备,需至少提前一小时联系会场管理人员到会场调试)。未经许可,不得擅自启用各项设备和系统,以及变更设施和设备场地,不准葀ns59859威尼斯城官网庹盘缬兴鸹涤φ占叟獬ァ

   (三)在会议结束后清理场所,关好灯、空调和门窗,通知会议管理员进行保洁服务。

   (四)在会议活动过程中,如发生意外事件时,要立即向学院(中心)有关部门报告并负责会场人员的疏散等安全工作。

   (五)负责维护会场秩序,避免影响会议场所周边单位、人员的正常活动。

   第十七条 如有需要,相关单位必须做好如下工作:

   (一)总务处(物业公司)负责会议场所的水、电供应,设施摆放、卫生保洁等工作;

   (二)图书信息中心(安迅网络公司)负责多媒体等技术服务和设备调配等工作;

   (三)宣传统战部负责会标横幅、宣传标语、照相、摄影等宣传报道工作;

   (四)学保处负责会议场所的消防安全督查、会议安全保卫以及交通疏导;

   (五)总务处根据归口管理单位的申请负责落实和协调会议场所新增设备器材和大型设备的维修;

   (六)各相关单位应加强沟通协调,确保会议顺利进行。

第五章  附则

   第十八条 本办法自公布之日起实行,由党政办公室负责解释。


附件1.全校性大会、全校性工作会议计划申报表.docx

附件2.会议(活动)日程报送表.docx


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2024.01

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